Organisation mit Web-Apps: So sieht es aus

Der erste Teil war ja mehr eine Ankündigung. Mittlerweile konnte ich die häufigsten und wichtigsten Tools mal zusammenstellen. Es ist das erste Mal, dass ich mir dessen bewusst werde, was ich da womit mache. Für mich war das schon sehr erhellend.

Übersicht

Im Detail sieht es so aus (zum Vergrößern auf das Bild klicken):

Ich bin mit der Tabelle eigentlich nicht wirklich zufrieden, weil mir die Zeit fehlte, alles schön zu visualisieren. Aber sie enthält schon alle wesentlichen Informationen.

Es geht darum, welches Tool ich einsetze. Danach unterscheide ich Bereiche, in denen ich sie einsetze. Unterschieden werden dabei der private, Arbeits- und Blogbereich. Das Blog ist separat, weil es in keinem der beiden vorgenannten wirklich enthalten ist.

Die Nutzung wollte ich auch veranschaulichen, da sie von Tool zu Tool sehr unterschiedlich sein kann. Es gibt an, in welchem Intervall ich mich dem Tool zuwende, wie viel Zeitaufwand ich jeweils im Durchschnitt mit dem Tool verbringe. Ebenso habe ich angegeben, wie wichtig mir das Tool in der Anwendung ist. Ich kann nicht jedes Tool gleichermaßen einsetzen. Wenn also mal die zeit drängt nutze ich nur die Tools mit der Priorität 1 und so weiter. Interessant war für mich selbst, auf welchem Gerät ich diese Tools verwende. In dieser Spalte werden die erstgenannten immer bevorzugt eingesetzt.

In einer weiteren Rubrik habe ich mal grob angegeben, welche Tätigkeiten ich damit abdecke. Diese grobe Einteilung wird ggf. noch durch die Anmerkungen ergänzt.

Zweck und Ziel

Die Darstellung gibt statisch nur den derzeitigen Stand wieder. Eigentlich bin ich immer auf der Suche nach Optimierungen und neuen Tools. Zwar wechseln die Tools nicht häufig. Doch wenn es die Zeit ergibt, will ich mich vergewissern, dass die Tools, die ich einsetze, auch die für meine Zwecke sinnvollsten sind. Am besten geht das meiner Erfahrung nach, indem ich die Augen offen halte, welche Alternativen es geben könnte.

Ich habe mehrere Ziele, die miteinander abgestimmt werden müssen:

  • Effizienz
  • Flexibilität
  • Sicherheit

Effizienz ist selbsterklärende Grundvoraussetzung. Warum sollte ich etwas einsetzen, dass mir im Alltag keine Vorteile bietet? Flexibilität ist schon etwas diffiziler. Dass ich überwiegend auf die Cloud umgestiegen bin, hat damit zu tun, dass ich dadurch ortsunabhängig auf alle mir wichtigen Daten zugreifen kann. Ich bin nicht jeden Tag am selben Ort, habe nicht jeden Tag dieselben Aufgaben. Früher konnte mir nichts Schlimmeres passieren, als dass ein Plan zusammenbrach. heute ist das nicht mehr so hart. Muss ein Termin verschoben werden oder kommt eine Bahn zu spät, gehe ich in meine Termin- und Aufgabenverwaltung und schichte um. Danach mache ich mich an den neuen Plan, weil ich ja alle Daten stets bei mir habe.

Das erklärt, warum Dropbox bei mir so hoch im Kurs steht. Alle Daten, die nicht wie bei Astrid, Google Mail, Google Reader schon in der Cloud zur Verfügung stehen, kann ich damit durch den einfachen Hintergrunddienst auf meinen Desktoprechnern in in wolkige Regionen hieven. Auch die App für das Smartphone ist das beste auf dem Markt, da ich mit diesem nicht nur Zugriff auf die gespeicherten Daten habe, ich kann auch Daten vom Smartphone in die Dropbox schicken. Diese mobile Datenverwaltung geht mit den mir bekannten Alternativen nicht so komfortabel oder auch gar nicht.

Die Sicherheit sollte nicht völlig vernachlässigt werden. Deshalb habe ich mir ein doch recht einfaches System ausgedacht, wie ich erst einmal alle Passwörter zentral verwalten kann. Keine einzige Webseite hat dasselbe Passwort wie eine andere. Ich habe keine Lust, meine Passwörte überall ändern zu müssen, nur weil einer der Dienste gehackt wurde und damit auch das Passwort bei anderen bekannt wird – nur weil ich zu faul war, jeweils ein eigenes zu erstellen. Mit einigen Lösungen zu Keepass lässt sich der aufwand reduzieren, die Sicherheit erhöhen und letztlich damit auch eine gute Balance zwischen Effizienz, Flexibilität und Sicherheit herstellen.

Nachteile

Ich bin abhängig von den Webanwendungen in der Cloud. Ich habe Backups und andere Sicherheitsmaßnahmen, die mich vor Datenverlust schützen. Insgesamt ist durch die Cloud das Risiko von Zeitverlust bei Planabweichungen oder -änderungen minimiert worden. Doch ein Risiko ist gestiegen: Habe ich keinen Zugriff auf die Cloud, ist es ein Totalausfall. Im Grunde wäre ich nicht fähig, auch nur eine Aufgabe zu erledigen. Das Risiko muss ich eingehen, aber es ist das Damokles Schwert, das über allen Cloud-Nutzerinnen und Nutzern hängt.

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